1. Аудит системы процессного управления предприятием
Аудит системы процессного управления позволяет в короткие сроки сделать срез системы управления предприятием на текущий момент и выявить:
- Проблемные процессы на предприятии;
- Качество работы процессов;
- Выявить узкие места в процессах;
- Определить зоны пересечения ответственности руководителей;
- Определить зоны, на которые не распространяется ответственность руководителей.
Аудит проводится в короткие сроки с применением современных методов. Сотрудники опрашиваются в режиме on-line в удобное для них время с применением ?облачных технологий?.
Все внесенные данные остаются конфиденциальными и недоступными для других организаций, но при этом можно оценить ваше положение в отрасли.
В основе отчета об аудите лежит не экспертное мнение консультантов, а оцифрованное и обобщенное мнение ваших сотрудников, но при этом во время подготовки результатов используются методы статистического анализа, что позволяет уйти от зависимости субъективного мнения сотрудников предприятия.Экспертное мнение консультантов лишь дополняет аудит и позволяет более точно уточнить выявленные ?узкие места? на предприятии.
Аудит позволяет понять,решение какой именно проблемы предприятия даст максимальный эффект и позволяет планировать стратегическое управление.
Как мы проводим аудит?
- Знакомим руководителей всех уровней с требованиями по данному аудиту и составляем список анкетируемых руководителей предприятия.
- Проводим анкетирование не менее 30 руководителей и сотрудником компании, способных дать объективную оценку предприятию. Все сотрудники анкетируются параллельно и в удобное для них время. Закладывается только общий срок сдачи анкет в 1-2 дня.
- Точечно уточняем результаты анкетирования через индивидуальные интервью.
- Готовим отчет об аудите. Отчет содержит:
- описание системы управления на предприятии ?как есть?;
- схему бизнес-процессов предприятия верхнего уровня;
- оценку качества распределения зон ответственности ?как есть?;
- оценку качества процессов предприятия;
- выявленные критические зависимости;
- рекомендации и риски.
- Проводим презентацию результатов аудита для руководства предприятия.
2. Совершенствование ключевых бизнес-процессов предприятия
Не стоит думать, что это внедрение бизнес-процессов на предприятии. Процессы на предприятии существуют без нашего участия сами по себе, но, к сожалению, они не управляемы и развиваются в непредсказуемых направлениях из-за субоптимизации в рамках отделов, точечной автоматизации и реактивных действий организации на изменения внешних условий.
Совершенствование ключевых бизнес-процессов позволяет раскрыть внутренние резервы предприятия за счет:
- Повышение управляемости предприятием в целом;
- Лучшего понимания потребностей клиентов предприятия;
- Стирание ?стенок? между подразделениями предприятия;
- Ориентации сотрудников не на руководителей, а на потребности клиентов;
- Уменьшения сроков выполнения процессов;
- Стандартизации;
- Делегирований полномочий;
- Уменьшения рутинных действий руководителей и исполнителей;
- Сокращения избыточного согласования за счет выделения Владельцев процесса отвечающих за результат процесса целиком, а не за отдельные функции процесса;
- Закрепление конкретных и измеряемых параметров эффективности процессов с последующей их регулярной фиксацией и анализом;
- Комплексной автоматизации процесса, а не отдельных функций;
- Создание общего информационного пространства в рамках процесса, что позволяет сотрудником уйти от практики дублирования и двойного ввода;
- Накопления статистики по процессам необходимой для анализа эффективности как процесса в целом, так и по конкретным сотрудникам.
Как мы совершенствуем бизнес-процессы на предприятии?
- Проводим диагностику предприятия и выбираем ключевые процессы, которые действительно влияют на эффективность организации в целом. После чего, выбираем наиболее значимый процесс, что позволяет добиться наибольшего результата для предприятия за ограниченное время.
- Определяем для процесса границы процесса.
- Назначаем Владельца процесса.
- Определяем основные параметры процесса: клиентов, их требования, а самое важное! Определяем показатели эффективности процесса. Тут стоит понимать, что показатели процесса не ограничиваются только финансовыми, как принято обычно делать. Выбираются именно те показатели, которые действительно важны для клиентов процесса. Показатели могут быть качественными, опережающими и результирующими.
- Описываем бизнес-процесс.
- Определяем методику сбора показателей. Производим замеры показателей.
- Анализируем полученные результаты с применений методов математической статистики.
- На основании полученных результатов определяем ?узкие места?, Определяем контрольные значения показателей, которых необходимо/ хотим добиться и составляем рекомендации по их устранению.
- Проводим техническую оптимизацию с применением специальных методов (на основании практического опыта)
- Внедряем систему мотивации персонала, которая должна быть завязана на показатели эффективности процесса.
- Разрабатываем совместный план по устранению ?узких мест? в процессе.
- Автоматизируем процесс.
Самое важное при построении на предприятии системы бизнес-процессов это:
- Понять, что сбор показателей должен производиться постоянно, поэтому должна быть построена система сбора показателей.
- Необходимо создание центра компетенции и проведение постоянного совершенствования процессов.
- Владелец процесса должен обладать полномочиями по изменению процесса.
- Мотивация участников процесса должна быть привязана к показателям эффективности процесса.
